Подготовка
- Для работы потребуется минимум 2 учетных записи (роль "руководитель", роль "делопроизводитель")
- Весь пакет делится на основной документ (сопроводительное письмо) и на приложения (все остальные файлики)
- Для основного документа можно подготовить заранее текстовку, а сам документ будет формироваться из шаблона в системе
- Как добавить шаблон в систему и как лучше его сформировать, будет описано в ПОДГОТОВКЕ РАБОЧЕГО МЕСТА ДЛЯ АСЭД ДИРЕКТУМ
- Заходим в АСЭД директум под учетной записью делопроизводителя сверху слева нажимаем кнопку Создать ---> Исходящее письмо либо Создать ---> Прочее... ---> Исходящее письмо. Обращаю внимание, что если вы перед данным действием зайдете во вкладку Избранное, и будете создавать исходящее письмо из нее, тогда оно там будет постоянно и вы его всегда сможете быстро и удобно находить.
- Откроется карточка создаваемого документа в которой нам необходимо выбрать шаблон, из которого будем создавать наш основной документ. Нажимаем кнопку "Создать из шаблона" и выбираем наш, подгруженный через техническую поддержку, шаблон.
- После этого необходимо заполнить поля:
- "Заголовок" - (тема письма)
- "Адресат (Орг.)" - В данном примере "ВГРД - БУЗ ВО "Вологодский городской родильный дом""
- "Наша орг." - ее не трогаем, пропускаем. После выбора подписанта организация подтянется
- "Подписал" - (выбрать из списка руководителя нашего учреждения)
- После этого, сохраняем карточку на дискетку
- После заполнения карточки нажимаем кнопку Редактировать, для редактирования основного документа
- Откроется основной документ (наш шаблон для исходящих писем) в веб версии текстового редактора "Мой офис". В нем добавляем адресата, тему письма, тестовку письма и исполнителя в нижнем колонтитуле. Далее сохраняем документ и переключаемся обратно на вкладку браузера в которой открыт АСЭД директум.
- Если требуется к основному документу прикрепить приложение из подготовленного файла, то переходим по кнопке "три точки"/Связи/Добавить приложения
- В открывшемся окне нажимаем кнопку загрузить и выбираем все файлы приложений из нашего пакета документов (кроме сопроводительного письма)
- Когда файлы загрузились, нажимаем кнопку "Добавить"
- После внесенных изменений, проверяем горит ли дискетка, если да, то сохраняем изменения
- После этого можно отправлять пакет документов на согласование согласование по регламенту (т.е. на подписание руководителю). Для этого нажимаем кнопку Отправка ---> На согласование по регламенту
- В открывшемся окне в правом столбике проверяем все ли документы из нашего пакета попали на согласование, а так же проверяем подписанта и нажимаем кнопку "Отправить". Дополнительно можно перед отправкой изменить комментарий для руководителя, а также добавить внутренних/внешних согласующих из числа пользователей АСЭД. Без выполнения задачи "Согласование" у согласующих, задача на подписание руководителю не улетит.
- Дальше руководитель заходит в свою учетную запись. В АСЭД директум практика показала, что документы на подписание могут не сразу появиться у руководителя, может прийти например минут через 5-15. Когда документ придет слева в столбике по пути Входящие/На подписание появится оповещение о не прочитанной задаче на подписание
- Далее руководитель нажимает на саму задачу и дальше ознакамливается с пакетом документов. По итогу либо отправляет "На доработку" либо согласовывает кнопкой "Подписать". При отправке пакета документов на доработку необходимо заполнить комментарий отклонения пакета. Так же для просмотра приложений можно сворачивать предпросмотр кнопкой Вложения и обратно возвращаться к нему соответственно по кнопке Предпросмотр.
(Перед выполнением данного пункта необходимо удостовериться что веб агент директум запущен)
- После успешного выполнения, задача у руководителя перечеркивается
- Далее работу с документом продолжает делопроизводитель. В его личном кабинете появляется задача "На регистрацию" Входим в нее
- Переходим в задачу, но кнопку "Выполнить" НЕ НАЖИМАЕМ! Правой кнопкой мыши нажимаем основной документ в правой колонке и выбираем пункт "Карточка"
- В открывшейся карточке нажимаем кнопку "Регистрация" ---> "Зарегистрировать"
- В открывшемся окне выставляем дату регистрации исходящего письма, устанавливаем галочку "Ввести номер вручную" и вводим регистрационный номер
- После этого в карточке в правом столбике должны появиться регистрационные данные. Проверяем их и переходим на вкладку штампы
- На вкладке штампы добавляем 2 строки с типами "Рег. данные" и "Подпись". Предлагаю первоначально заполнить значения как у меня, а дальше уже их редактировать.
Если основной документ состоит из двух страниц и подпись должна быть на второй странице, то меняем значение "Номер страницы". Так же чтобы не добавлять каждый раз с нуля эти 2 строчки, можно обратиться в техническую поддержку 88172 230117 доб. 6868 пункт 1 и они их сохранят в настройки для автоматического заполнения начальных данных, но их все равно каждый раз придется редактировать (но если по моему совету каждый последующий документ будет создаваться из шаблона сопроводительного для директума, шапка документа и ширина между должностью руководителя и ФИО не будет меняться, то править каждый раз надо будет по минимуму, только отступ по вертикали для подписи) - После каждого редактирования значений на вкладке "Штампы" мы сохраняем документ и нажимаем кнопку "Читать" для проверки местоположения штампов на документе
- Добиваемся приемлемого результата положения штампов на основном документе.
После этого переходим на вкладку "Свойства", проверяем еще раз заполненные данные и нажимаем кнопку "Отправка" ---> "По МЭДО"
- В открывшемся окне выбираем все документы приложений
нажимаем кнопку "Ок" - В следующем окне вписываем количество страниц приложений и нажимаем кнопку "Ок"
- После успешной отправки вверху в карточке будет такая надпись
- После этого необходимо закрыть карточку
и выполнить задачу на регистрацию
- Задача у делопроизводителя должна перечеркнуться
- Найти данное исходящее письмо можно в личном кабинете делопроизводителя в левом столбике в каталоге "Делопроизводство" ---> "Исходящие письма" визуально либо с использованием фильтра. Так же по данному письму мы сможем увидеть номер и дату входящего письма в колонке "Статус у контрагента" и в "Инф. по статусу", когда его зарегистрируют в ведомстве
Работа в АСЭД Директум
Данная инструкция предназначена для обмена документами между ведомствами по МЭДО. Для обмена документами в рамках одного ведомства (Например если мед. учреждение отправляет другому мед. учреждению документы, то МЭДО не используется 20 пункт данной инструкции пропускается, а письмо улетает корреспонденту при выполнении задачи Регистрации в 24 пункте).
Так же при работе можно использовать и другие учетные записи. Например учетка сотрудника финансового отдела (пункты инструкции 1-9 в такой схеме будет выполнять не делопроизводитель, а сотрудник, который готовит пакет документов).